Actuellement, l’un des acteurs clés de la
gestion d’approvisionnement est l’approvisionnement électronique de l’entreprise ou l’e-procurement. L’entreprise gagne en temps, en argent et en efficacité en plaçant Internet au centre de sa recherche de fournisseurs. L’e-procurement étant largement reconnu comme le meilleur moyen d’améliorer la gestion des achats d’une entreprise, c’est la méthode la plus efficace pour choisir ses fournisseurs.
Qu’est-ce que l’e-procurement ?
Le terme « e-procurement » a des racines anglaises ; le préfixe « e » signifie « électronique » et « procurement » signifie « approvisionnement ». La traduction la plus communément admise en français est « approvisionnement en ligne » ou solution de commerce électronique, approvisionnement électronique, etc. L’
e-procurement consiste à utiliser une plateforme en ligne pour centraliser la gestion des achats et des demandes d’approvisionnement de l’entreprise. Il est donc nécessaire d’utiliser une solution logicielle afin de simplifier l’organisation de l’
approvisionnement B2B de l’entreprise. Par conséquent, les solutions d’e-procurement sont exclusivement destinées au marché B2B et leur utilisation à des fins privées n’est pas autorisée. Une solution d’approvisionnement en ligne diffère d’un achat en ligne classique dans la mesure où elle intègre des fonctionnalités qui peuvent rationaliser, voire automatiser, quelques processus d’achat en entreprise. Au fil du temps, les solutions d’approvisionnement électronique sont devenues des outils essentiels, en partie parce que des outils informatiques ou certains logiciels ne peuvent être achetés qu’en ligne. Pour en savoir plus, cliquez sur
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Comment fonctionne l’e-procurement ?
Les solutions d’e-procurement sont très couramment intégrées à l’ERP d’une entreprise, dans la rubrique « achats ». L’outil permet de passer commande dans le catalogue en ligne d’un fournisseur après la phase de négociation. On peut distinguer trois grandes étapes dans le processus d’achat lorsqu’on utilise une solution d’approvisionnement électronique. D’abord, le choix de services et de produits. L’équipe achat d’une entreprise accède au catalogue ou directement au site B2B du fournisseur. Cela vous permet d’avoir un aperçu des offres des fournisseurs et de sélectionner le produit souhaité en quelques clics.
Ensuite, La commande est envoyée automatiquement et instantanément au fournisseur. Enfin, la réception des factures, l’entreprise recevra la facture sous forme de fichier PDF électronique dans les plus brefs délais. Ensuite, l’entreprise paie cette facture selon la solution de paiement proposée par la solution d’approvisionnement en ligne (paiement direct, affacturage…).
C’est relativement simple en simplifiant les choses, semblable au fonctionnement des plateformes de commerce électronique personnelles. La grande différence est que les solutions e-procurement peuvent intégrer et gérer cet approvisionnement conformément à la stratégie de l’entreprise. Ceci grâce aux fonctionnalités de gestion commerciale, qui offrent la possibilité d’intégré un workflow d’achat précisément défini, automatisant une partie du processus d’approvisionnement de l’entreprise.
L'approvisionnement en ligne permet à l’équipe d’achat d’une entreprise d’accéder à un catalogue de fournisseurs en ligne et de comparer les devis. Les fonctionnalités intégrées aux solutions d’e-procurement facilitent le paiement et la facturation ; il peut même générer automatiquement des factures numériques.
L’e-procurement : quels avantages ?
L’achat en ligne présente plusieurs avantages, tant pour l’entreprise qui passe la commande que pour le fournisseur qui propose ses produits et services. Pour les fournisseurs, la
plateforme d’approvisionnement électronique permet de gérer les contrats et les factures tout en améliorant la communication avec les entreprises clientes. Avec l’aide du catalogue en ligne, il est facile de rechercher et de comparer les offres des fournisseurs. Les commandes passées via le catalogue en ligne sont plus configurables et personnalisables que les commandes passées via le catalogue classique. En effet, l’automatisation permet aux clients d’apporter des modifications à leurs commandes sans frais supplémentaires. En utilisant des solutions d’e-procurement, les entreprises peuvent rationaliser leur processus d’achat en créant un workflow. Cela élimine la nécessité pour le personnel d’achat de gérer les tâches manuellement. Passer au numérique peut éviter une partie de la paperasserie administrative et le temps nécessaire pour entrer en contact avec les fournisseurs. Avec la plateforme d’approvisionnement en ligne, l’entreprise peut passer des commandes beaucoup plus rapidement qu’avec les processus d’achat classiques. Les commandes sont vérifiées puis facturées presque immédiatement, et tout retard de suivi ou d’envoi n’affectera pas l’achat. Les coûts de transaction sont réduits, car moins de main-d’œuvre est nécessaire pour l’achat en ligne. Par conséquent, les économies peuvent être substantielles par rapport à l’offre classique.
L’approvisionnement électronique, pour quels types de sociétés ?
Pour toute entreprise qui commerce régulièrement, l’e-procurement est une solution à considérer. Peu importe la taille et l’activité de l’entreprise, il existe certains avantages à utiliser une
plateforme d’approvisionnement électronique au lieu d’un catalogue classique. Pour les fournisseurs, l’e-procurement permet des mises à jour instantanées de leurs catalogues de produits. Qu’il s’agisse de supprimer ou d’ajouter de nouveaux produits, les plateformes de l’e-procurement offrent une grande flexibilité pour mettre à jour les produits proposés aux clients. Pour les entreprises du côté client qui ont besoin d’un approvisionnement régulier, les avantages peuvent être énormes. Grâce à des actualisations instantanées sur les produits proposés, les entreprises peuvent avoir une visibilité en temps réel sur l’offre de chaque fournisseur. De plus, l’automatisation de l'ensemble ou d'une partie du processus d’approvisionnement permet de gagner beaucoup de temps.
